檔案資料管理是每個企事業(yè)單位都需要面臨的事情，檔案種類繁雜，數(shù)量巨大，延續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的人工紙張記錄方式會給管理造成諸多難題，導(dǎo)致檔案的丟失混亂，從而造成不便，因而應(yīng)用一套系統(tǒng)的現(xiàn)代化的管理方案是十分必要的。大連錕程科技設(shè)計研發(fā)的基于rfid技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，主要是由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成的，可以有效的對傳統(tǒng)檔案管理進行信息化完善和補充，為檔案的管理和保存、查找?guī)碣|(zhì)的提升。
在大連錕程科技智能檔案管理系統(tǒng)中，rfid數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸出終端，由中心數(shù)據(jù)庫和智能管理硬件設(shè)備組成。其中硬件設(shè)備包括讀寫器和手持機，是信息傳輸?shù)闹匾丝?，讀寫器用于標簽信息的錄入和導(dǎo)出，手持機用于對現(xiàn)場信息的采集和通訊，采集到信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫記錄分析，從而達到為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。而檔案管理信息系統(tǒng)則由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)四部分構(gòu)成。其中儲位管理子系統(tǒng)包括儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊，安全管理子系統(tǒng)又包括監(jiān)控模塊和警報模塊。該系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是通過接口互通實現(xiàn)對接，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)負責檔案信息的采集、儲存，電子標簽的管理，檔案管理系統(tǒng)負責將收集到的檔案信息進行管理和應(yīng)用。系統(tǒng)支持設(shè)置權(quán)限管理，以實現(xiàn)檔案管理的安全性。
一般來講，檔案的管理流程是入庫-盤點-查閱-防盜-銷毀等幾部分構(gòu)成的。在新增檔案入庫前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份、密閉登記、管理方向等規(guī)定的管理信息對其進行編制管理，并通過讀寫器將所有相關(guān)信息寫入電子標簽，標簽內(nèi)生成的數(shù)據(jù)信息被傳送到中心數(shù)據(jù)庫里以備系統(tǒng)內(nèi)其他管理模塊調(diào)用。應(yīng)用rfid技術(shù)管理檔案，可實現(xiàn)快捷簡便的信息化盤點工作。查詢子系統(tǒng)下達盤點任務(wù)，并通過讀寫器對檔案信息進行收集整理，包括檔案具體信息以及儲位信息等，將收集到的信息自動返回中心數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫進行核對清點，異常信息由管理員利用手持機進行進一步的手機核對，并現(xiàn)場完成信息的匹配，達到快速盤點的目的。
查詢功能完全由查詢管理子系統(tǒng)完成，工作人員根據(jù)需要輸入檔案的編號、名稱等相關(guān)信息進行查詢，檔案自動識別模塊對信息進行識別匹配，儲位接受查詢指令亮燈指示檔案具體位置，工作人員拿到檔案后經(jīng)過出庫口時，庫門安裝的閱讀器將再次對標簽信息進行讀取審核，與系統(tǒng)出庫檔案一致會放行，不一致會發(fā)出警報信息，處理異常領(lǐng)取。對于所有閱讀器識別范圍內(nèi)的檔案，當被異常取出時，監(jiān)控模塊均會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。
檔案的價值收時間效應(yīng)影響很大，對于失去管理價值的檔案，企事業(yè)檔位將會予以銷毀處理。以減輕對檔案管理資源的占用。在檔案管理過程中，超過預(yù)期管理時效的檔案將自動提示銷毀信息，由管理部門決定是否進行銷毀處理，實現(xiàn)對檔案的有效期管理。銷毀檔案的標簽可以卸載下來，對信息進行更新修改，重復(fù)利用在新增檔案上。
大連錕程科技設(shè)計研發(fā)的智能檔案管理系統(tǒng)，可幫助企事業(yè)單位有效的對檔案進行分類管理，解決傳統(tǒng)管理不當?shù)膯栴}，方便檔案的存檔和查找，為企業(yè)管理提供便利。系統(tǒng)的建立，不僅可以更好的解決檔案混亂管理的問題，還可以規(guī)劃檔案存儲空間，整合傳統(tǒng)紙張檔案占用資源，避免因管理混亂造成的資源浪費的問題。
網(wǎng)站首頁
一鍵電話