檔案資料管理是每個企事業(yè)單位都需要面臨的事情，檔案種類繁雜，數量巨大，延續(xù)應用傳統(tǒng)的人工紙張記錄方式會給管理造成諸多難題，導致檔案的丟失混亂，從而造成不便，因而應用一套系統(tǒng)的現代化的管理方案是十分必要的。大連錕程科技設計研發(fā)的基于rfid技術的檔案管理系統(tǒng)，主要是由數據管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成的，可以有效的對傳統(tǒng)檔案管理進行信息化完善和補充，為檔案的管理和保存、查找?guī)碣|的提升。
在大連錕程科技智能檔案管理系統(tǒng)中，rfid數據管理系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的數據存取中心與信息輸出終端，由中心數據庫和智能管理硬件設備組成。其中硬件設備包括讀寫器和手持機，是信息傳輸的重要端口，讀寫器用于標簽信息的錄入和導出，手持機用于對現場信息的采集和通訊，采集到信息導入數據庫記錄分析，從而達到為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數據支持。而檔案管理信息系統(tǒng)則由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)四部分構成。其中儲位管理子系統(tǒng)包括儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊，安全管理子系統(tǒng)又包括監(jiān)控模塊和警報模塊。該系統(tǒng)與數據管理系統(tǒng)是通過接口互通實現對接，數據管理系統(tǒng)負責檔案信息的采集、儲存，電子標簽的管理，檔案管理系統(tǒng)負責將收集到的檔案信息進行管理和應用。系統(tǒng)支持設置權限管理，以實現檔案管理的安全性。
一般來講，檔案的管理流程是入庫-盤點-查閱-防盜-銷毀等幾部分構成的。在新增檔案入庫前，首先要根據檔案的類別、年份、密閉登記、管理方向等規(guī)定的管理信息對其進行編制管理，并通過讀寫器將所有相關信息寫入電子標簽，標簽內生成的數據信息被傳送到中心數據庫里以備系統(tǒng)內其他管理模塊調用。應用rfid技術管理檔案，可實現快捷簡便的信息化盤點工作。查詢子系統(tǒng)下達盤點任務，并通過讀寫器對檔案信息進行收集整理，包括檔案具體信息以及儲位信息等，將收集到的信息自動返回中心數據庫，數據庫進行核對清點，異常信息由管理員利用手持機進行進一步的手機核對，并現場完成信息的匹配，達到快速盤點的目的。
查詢功能完全由查詢管理子系統(tǒng)完成，工作人員根據需要輸入檔案的編號、名稱等相關信息進行查詢，檔案自動識別模塊對信息進行識別匹配，儲位接受查詢指令亮燈指示檔案具體位置，工作人員拿到檔案后經過出庫口時，庫門安裝的閱讀器將再次對標簽信息進行讀取審核，與系統(tǒng)出庫檔案一致會放行，不一致會發(fā)出警報信息，處理異常領取。對于所有閱讀器識別范圍內的檔案，當被異常取出時，監(jiān)控模塊均會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。
檔案的價值收時間效應影響很大，對于失去管理價值的檔案，企事業(yè)檔位將會予以銷毀處理。以減輕對檔案管理資源的占用。在檔案管理過程中，超過預期管理時效的檔案將自動提示銷毀信息，由管理部門決定是否進行銷毀處理，實現對檔案的有效期管理。銷毀檔案的標簽可以卸載下來，對信息進行更新修改，重復利用在新增檔案上。
大連錕程科技設計研發(fā)的智能檔案管理系統(tǒng)，可幫助企事業(yè)單位有效的對檔案進行分類管理，解決傳統(tǒng)管理不當的問題，方便檔案的存檔和查找，為企業(yè)管理提供便利。系統(tǒng)的建立，不僅可以更好的解決檔案混亂管理的問題，還可以規(guī)劃檔案存儲空間，整合傳統(tǒng)紙張檔案占用資源，避免因管理混亂造成的資源浪費的問題。
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